Sistemi di controllo accessi:
dalla pianificazione all’implementazione con Commend

Quando si vuole pianificare o rinnovare un sistema di controllo accessi, si comincia con una ricognizione dei varchi e delle aree da proteggere. Un ingresso aperto ai visitatori, un locale tecnico e un reparto ospedaliero richiedono regole differenti, perché cambiano le persone autorizzate e le conseguenze di un accesso improprio.

Anche le linee guida NIST SP 800-116 indicano di adottare un criterio basato sul rischio per scegliere i meccanismi di autenticazione. Anche se il documento norma le realtà statunitensi, possiamo comunque considerare il criterio che offre come riferimento metodologico: commisurare la verifica dell’identità al rischio del luogo protetto.

In un progetto aziendale questa analisi si può gestire con una matrice che associa categorie di utenti, aree e fasce orarie. Serve, inoltre, individuare chi approva le abilitazioni e chi ne cura la revoca. Per una ditta di manutenzione, per esempio, l’autorizzazione può riguardare specifici locali e scadere al termine dell’intervento.

La gestione delle credenziali deve coprire l’intero periodo di validità, da quando vengono create a quando vengono disattivate. Vanno quindi previste le modifiche di mansione, la fine dei contratti e lo smarrimento dei supporti, insieme alle responsabilità di chi aggiorna il sistema.

Badge e RFID, anche se a volte nell’uso comune sono termini che tendono a sovrapporsi, hanno significati diversi: il badge è il supporto assegnato alla persona, il tesserino, mentre RFID è una delle tecnologie di comunicazione a radiofrequenza utilizzabili per leggerne la credenziale. Per confrontare le soluzioni conviene quindi partire dal meccanismo di autenticazione e dalla gestione delle autorizzazioni. Questa tabella fornisce, in modo schematico, un’idea dei possibili criteri di valutazione

La biometria richiede una valutazione attenta e specifica, dal momento che i dati biometrici impiegati per identificare le persone rientrano nelle categorie particolari disciplinate dall’articolo 9 del GDPR. Prima di scegliere di usarle è necessario verificare che ci siano le condizioni per consentirne il trattamento, insieme alle garanzie applicabili. Il Garante ha inoltre ribadito, nel febbraio 2026, che l’ordinamento vigente non consente il trattamento dei dati biometrici dei dipendenti per rilevarne la presenza in servizio. Controllo degli accessi e rilevazione delle presenze hanno finalità da valutare separatamente. 

Anche la logistica e le condizioni ambientali possono essere usate per orientare la scelta: illuminazione, rumore, uso di guanti, accessibilità e flussi durante il cambio turno devono entrare nelle prove. Una soluzione va verificata nelle condizioni in cui sarà utilizzata.

L’interfonia consente di gestire situazioni che richiedono un’interazione: una credenziale respinta, una consegna fuori orario o una persona che necessita di assistenza. L’operatore deve ricevere informazioni sufficienti per comprendere la richiesta e intervenire secondo le autorizzazioni assegnate.

Una delle possibili soluzioni che suggeriamo in Commend prevede un lettore universale che acquisisce le credenziali e le invia in forma cifrata al sistema di controllo accessi. Quest’ultimo decide se autorizzare il passaggio; il terminale interfonico può fornire un riscontro all’utente e consentire la chiamata alla reception in caso di diniego. Le autorizzazioni restano gestite dal sistema di controllo accessi esterno. 

Questo chiarisce anche come distribuire le responsabilità nell’architettura: gestione dei permessi, comunicazione e supervisione devono dialogare attraverso interfacce verificate. Le soluzioni Commend per la gestione degli accessi inseriscono audio e video nel processo di assistenza al varco.

Nel capitolato conviene specificare quali informazioni debbano comparire all’operatore, quali aperture siano consentite da remoto e come gestire una chiamata senza risposta. Vanno inoltre concordati il comportamento dei varchi durante i guasti e le emergenze, la protezione dei collegamenti e gli eventi da conservare, con accessi ai dati e tempi di conservazione definiti.

L’introduzione di nuovi sistemi di controllo accessi richiede, come abbiamo visto, il coordinamento fra sicurezza, IT, facility management e responsabili delle autorizzazioni. In una struttura esistente occorre anche pianificare la migrazione per mantenere una modalità di accesso controllata durante i lavori.

Questa tabella propone un esempio di  sequenza logica per un intervento circoscritto, con apparati disponibili e senza opere edilizie rilevanti. È un’ipotesi di pianificazione, da adattare a ogni specifica esigenza ma utile per mostrare in concreto i passaggi più rilevanti.

Il collaudo deve  avvicinarsi il più possibile alle condizioni reali: verificare accessi consentiti e negati, credenziali revocate o scadute, chiamate interfoniche e comandi da remoto. Le prove dovrebbero comprendere tutte le interazioni possibili fra le diverse casistiche che il progetto prevede.

Quando un cambio di sistema corrisponde anche a variazioni nelle procedure, è indispensabile formare il personale per non creare inefficienze. La formazione deve distinguere le attività di reception e control room da quelle di amministratori e manutentori. Agli operatori serve sapere come verificare una richiesta, quando autorizzare un’apertura e a chi trasferire un caso dubbio. Chi amministra il sistema deve invece conoscere il processo di rilascio, modifica e revoca dei permessi.

Le esercitazioni dovrebbero riprodurre gli eventi possibili: una persona con badge smarrito, un fornitore arrivato all’ingresso sbagliato o una chiamata durante il cambio turno. La verifica riguarda sia l’uso dell’interfaccia sia il rispetto della procedura. L’avvio assistito permette poi di correggere istruzioni e configurazioni sulla base delle difficoltà osservate.